Spotkanie integracyjne online – jak sprawić, żeby było udane?
Jeśli choć trochę nas znacie, na pewno wiecie, że kochamy działać na łonie natury. Od pewnego czasu klienci z coraz częściej pytają nas o możliwość zorganizowania projektu „gdzieś, gdzie jest zielono”, bo mają już dosyć sal konferencyjnych. My się cieszymy, bo w ciągu naszych trenerskich karier też zdążyliśmy się nasycić salami. Z powodu pandemii z dnia na dzień musieliśmy dostosować się do nowej rzeczywistości i sposobu realizacji projektów dotychczas nam obcego. Zdarzało się, że jechaliśmy 5 godzin samochodem w jedną stronę, żeby poprowadzić dwugodzinne zajęcia. Nawet nie pomyśleliśmy, że można inaczej… No bo jak poprowadzić ciekawe i angażujące spotkanie integracyjne online? Byliśmy jednak zobowiązani umowami i w ciągu kilku tygodni nauczyliśmy się nowych metod, które jednocześnie nie pozbawiają warsztatów naszego ducha. Lubimy aktywizować uczestników, Mówimy stanowcze nie wykładom i biernym atrakcjom. Minęły trzy miesiące, a my poprowadziliśmy już ponad 20 spotkań integracyjnych online. Uczestniczyliśmy też w konferencji w formie Open Space Technology dla 80 osób również online. Mamy w związku z tym różne wnioski i chętnie się nimi z Tobą podzielimy.
Spis treści:
W relacji z Internetem spodziewaj się najgorszego, licz na najlepsze
Wzbogać formę
Logistyka, logistyka i jeszcze raz logistyka
W relacji z Internetem spodziewaj się najgorszego, licz na najlepsze
Od Twojego połączenia internetowego zależy nie tylko Twój własny komfort, ale i innych uczestników.Telekonferencje są wymagające same w sobie. Przerywający sygnał zaś momentalnie dostarczy Ci dodatkowego zmęczenia czy frustracji, które nie sprzyjają nauce i kreatywności. Można o to zadbać wcześniej. Jeśli wiesz, że Twój Internet jest nieprzewidywalny, nie licz, że akurat będzie po Twojej stronie. Korzystaj z połączenia kablowego albo usiądź obok routera. Można też kupić wzmacniacz sygnału WIFI (osobiście rekomenduję – rozwiązał problem!). Jeśli nie są to wystarczająco dobre rozwiązania, można rozważyć kupno karty SIM i zrobić router z telefonu albo sformatować komputer, aby chodził szybciej. W ostateczności, wyłączenie kamerki może rozwiązać problem. Z jednej strony to mogą się wydawać oczywiste zalecenia. Ale z drugiej, chyba takie nie są, gdyż wciąż na niektórych spotkaniach pojawiają się zastygający uczestnicy. Zadbanie o stabilne łącze wydaje nam się priorytetowe i chcielibyśmy je dodać do internetowego savoir vivre.
Wzbogać formę spotkania
Niezależnie, czy prowadzisz szkolenia, spotkania, czy w nich uczestniczysz, możesz zaproponować skorzystanie z jednego z dziesiątek bezpłatnych narzędzi do rozgrzewki, dyskusji, pracy grupowej, dzielenia się wnioskami i pomysłami. Korzystanie z technologii to nie tylko przykry obowiązek, ale również nowe możliwości i z wielu wartościowych rozwiązań trudno byłoby skorzystać podczas rzeczywistego spotkania. Mural, Trello, Mentimeter + oczywiście Zoom lub inna aplikacja z podziałem na pokoje + trochę kreatywności i można zdecydowanie w dobrej atmosferze przeprowadzać strategiczne czy integracyjne spotkania.
Logistyka, logistyka i jeszcze raz logistyka
Grupowe wideokonferencje nie są po prostu cyfrową adaptacją stacjonarnych spotkań. To jest całkowicie nowe doświadczenie, którego nie da się porównać do niczego znanego nam wcześniej. Twarze uczestników prędzej przypominają emotikony niż prawdziwych ludzi, a nienaturalność tych interakcji jest na tyle doskwierająca, że doczekaliśmy się pojęcia „Zoom fatigue” (ang. zmęczenie wynikające z używania Zooma). Dlatego zadbajmy o całą logistykę spotkania, aby przebiegło jak najbardziej sprawnie. Większość z nas ma wyrobione nawyki w pracy z komputerem. Często chwilowe napięcie rozładowujemy, sprawdzając pocztę, Facebooka czy wiadomości i może się zdarzyć, że zostaniemy tam na dłużej. Aby uniknąć rozproszenia grupy, warto przygotować się wcześniej. Sprawdzić wszystkie linki, strony i narzędzia online. Ponadto niektóre instrukcje mogą być nie tylko wprowadzane przez prowadzącego, ale i wyświetlane. Dzięki temu każde nowe zadanie będzie przebiegało płynnie, a uczestnicy będą zaangażowani. Poza tym pamiętajmy o przerwach! 45-60 minut to jest maksymalny czas, który jesteśmy w stanie spędzić przed komputerem w całkowitym skupieniu bez późniejszego bólu głowy. Podczas przerw zaś ważne jest, by pozwolić oczom wypocząć. Spojrzeć na coś, co nie generuje światła i zwyczajnie wstać od komputera i się ruszyć.
Z naszego doświadczenia – trenerów i uczestników – to są kluczowe czynniki techniczne, wpływające na pozytywny odbiór spotkania. Jeśli każdy zadba o swoje łącze, forma będzie urozmaicona, a wszystkie elementy będą sprawnie wprowadzane – spotkanie integracyjne online czy jakiekolwiek będzie musiało okazać się sukcesem! Powodzenia!
O tym, czy warto takie spotkanie integracyjne online organizować piszemy w oddzielnym wpisie, który znajdziesz tutaj: https://teamformacja.pl/atrakcje-online-dla-zespolu-potrzeba-czy-kaprys/.
