Blog

Komunikacja w zespołach zdalnych

29.07.2020 13:36

Komunikacji interpersonalnej można uczyć się całe życie. Prawda. W czasach globalizacji te słowa nabierają dodatkowego znaczenia - w pracy z innymi potrzebujmy doskonalić się komunikacji interpersonalnej w rozmowach bezpośrednich w tzw. realu, przez telefon, przez ZOOM, Skype, e-mail... Każde z tych mediów wiąże się z innymi wyzwaniami i przeszkodami. Sytuacja dodatkowo się komplikuje, jeśli w proces komunikacji zaangażowanych jest więcej niż dwie strony. Jakim szczególnym wyzwaniom w zakresie komunikacji w zespołach online muszą sprostać ich członkowie? Przyjrzyjmy się kilku z nich:

1. Przesunięcie w czasie

Komunikacja poprzez maile czy czaty jest spowolniona w stosunku do komunikacji face-to-face. Takie przesunięcie może zmniejszać oczywiście prędkość przekazywania informacji, co negatywnie wpływa na ogólna efektywność pracy. Ale to nie wszystko. Takie oczekiwanie, czasami wydłużające się, może powodować frustrację i zniecierpliwienie. Łatwo wówczas o błędne atrybucje i przypisanie innym złych intencji czy cech. "Co za pacan, już dwa in czkam na odpowiedź, przez niego nie mogę dokończyć tej transakcji! W ogóle nie szanuje mojej pracy" - brzmi realistycznie? Znajomo? A mail siedzi w spamie, nie został odczytany w natłoku korespondencji, adresat ma pełne dni spotkań...itd.itp.

2. Ubogość przekazu

Podczas rozmów odbywających się on-line tracimy dostęp do niezwykle istotnego źródła informacji - mowy niewerbalnej. Sprawia to, że dużo trudniej jest odczytać czyjeś emocje i nastrój. Takie niuanse komunikacyjne jak ironia czy humor mogą zostać albo źle zrozumiane, albo w ogóle niedostrzeżone. A już zupełnie niemożliwe jest odczytanie znaczenia ciszy. Platformy do videokonferencji takie jak Zoom czy Team pozwalają wprawdzie widzieć się za pomocą kamerek internetowych, ale nadal ma się to nijak wobec spotkania w realu. 

3. Dystans emocjonalny w komunikacji

Twarzą w twarz bardzo trudno jest powiedzieć pewne rzeczy. I dobrze! Naturalnie, odwaga w komunikacji jest cenna - pozwala na rozwój zespołu i nie tkwienie w pozornej harmonii. Udzielanie feedbacku - pozytywnego czy negatywnego, albo wyrażenie opinii sprzecznej z większością wymaga podjęcia pewnego ryzyka społecznego. Tutaj diabeł tkwi w szczegółach - sformułowania, których twarzą w twarz nigdy byśmy nie użyli - z łatwością, pod wpływem niekontrolowanych emocji, mogą się znaleźć na ekranie komputera. Jedno kliknięcie i ostry mail został wysłany do odbiorcy. W dodatku nie da się go usunąć! Nie tylko ze skrzynki odbiorczej, ale przede wszystkim z pamięci adresata. 

4. Pozytywna komunikacja

Kiedy w pracy dominuje komunikacja mailowa, skoncentrowana na zadaniach, o wiele trudniej jest przekazać pozytywny feedback. Wszyscy i tak są zalewani wiadomościami od rana do wieczora. Niepisaną regułą w komunikacji często jest ograniczanie treści do niezbędnego minimum, żeby uniknąć zalewu informacyjnego. Nie ma tam miejsca na spontaniczny pozytywny feedback. Jak choćby krótkie "dobra robota" rzucone podczas wspólnej przerwy lunchowej, tak naturalne w realu, w rzeczywistości wirtualnej może wydawać się - niesłusznie - zbędnym komentarzem. 

Takie są wyzwania. Pojawia się pytanie, jak im przeciwdziałać? Co mogą zrobić liderzy zespołów rozproszonych, by zminimalizować negatywny wpływ powyższych zjawisk na pracę zespołu. Podzielimy się z Tobą garścią pomysłów.

Warto zadbać o to, żeby zespół jak najczęściej widywał się w realu. Krótkie spotkanie integracyjne, wspólna atrakcja, czy team building mogą zdziałać cuda. Dużo prościej jest pisać maila do osoby, z którą łączy nas coś więcej, niż tylko chłodna komunikacja służbowa. 

Pomysłem wartym rozważenia jest platforma czy wspólna tablica oddana zespołowi do dyspozycji, gdzie mogą wyrażać swoje myśli i emocje nie związane stricte z wykonywanymi zadaniami. Powstanie w ten sposób przestrzeń do wyrażania tych wszystkich pozytywnych komentarzy, na które nie ma miejsca w codziennej komunikacji "zadaniowej". Podczas wirtualnych spotkań lider zespołu może swoja postawą i sposobem komunikacji zachęcać innych do poświęcania jakże cennego czasu na pozytywne komentarze czy informacje zwrotne. 

Punktem wyjścia powinno być też stworzenie reguł komunikacyjnych dla całego zespołu. Po jakim czasie odpowiadamy na maila? Jak się zwracamy do siebie w mailach? Czy dłuższy brak odpowiedzi oznacza zgodę? Czy może jednak musi ona być explicite wyrażona? Te i inne szczegóły może i wydają się trywialne, ale ustalone zawczasu pozwolą uniknąć nieporozumień - a konflikty mogą urosnąć wokół naprawdę błahych przyczyn. 


Jeśli dotarłeś/aś do tego miejsca, napisz maila o treści "Lubię wpisy Teamformacji" na maila biuro@teamformacja.pl, a otrzymasz od nas książkę o pracy trenera. Nagroda jest przewidziana dla pierwszej osoby. 






Teamformacja

Przeczytaj również

Czy team building online może być lepszy od stacjonarnego?

Do tej pory szkolenia online pełniły funkcję jedynie substytutu spotkań stacjonarnych. Czy oferują coś więcej? Czytaj więcej →

Teamformacja, 29.07.2020 13:14

Atrakcje online dla zespołu – potrzeba czy kaprys?

W dzisiejszym artykule zajmiemy się polemiką z obiekcjami. Czy integracja online dla zespołów jest potrzebna? Przejdźmy do dyskusji. Czytaj więcej →

Teamformacja, 23.07.2020 14:22

Co zrobić, żeby spotkania online były atrakcyjniejsze?

Od czas pandemii poprowadziliśmy ponad 20 zajęć online. Mamy w związku z tym różne wnioski i chętnie się nimi z Wami podzielimy. Czytaj więcej →

Teamformacja, 09.06.2020 13:55