Blog

Co zrobić, żeby spotkania online były atrakcyjniejsze?

09.06.2020 13:55

Jeśli choć trochę nas znacie, na pewno wiecie, że kochamy szkolenia na łonie natury – w lesie, parku czy nawet hotelowym skwerku. Od pewnego czasu klienci z coraz większą częstotliwością pytali nas o możliwość zorganizowania projektu „gdzieś, gdzie jest zielono”, bo mają już dosyć sal konferencyjnych. My byliśmy wniebowzięci, bo w ciągu naszych trenerskich karier, też zdążyliśmy się nasycić salami. 

 

Z dnia na dzień musieliśmy, jak każda firma, dostosować się nowej rzeczywistości i sposobu realizacji projektów, która do tej pory była nam CAŁKOWICIE obca. Zdarzało się, że jechaliśmy 5 godzin samochodem w jedną stronę, żeby poprowadzić dwugodzinne zajęcia i nawet nie pomyśleliśmy, że można inaczej… no bo jak poprowadzić interaktywny warsztat przez Internet?

 

Szczęśliwie byliśmy zobowiązani umowami i w ciągu kilku tygodni musieliśmy nauczyć się nowych metod, które jednocześnie nie pozbawią warsztatów naszego ducha (lubimy aktywizować uczestników i mówimy stanowcze „nie” wykładowym szkoleniom).

 

Minęły trzy miesiące, a my poprowadziliśmy już ponad 20 grupowych zajęć. Poza tym byliśmy uczestnikami konferencji w formie Open Space Technology dla 80 osób…on-line . Mamy w związku z tym różne wnioski i chętnie się nimi z Wami podzielimy.

 

  1. W relacji z Internetem spodziewaj się najgorszego, licz na najlepsze.

 

Od Twojego połączenia internetowego zależy nie tylko Twój własny komfort, ale i innych uczestników. Telekonferencje są wymagające same w sobie, a do tego przerywający sygnał momentalnie dostarczy Ci irytacji, frustracji, zmęczenia, złości i innych uczuć, które nie sprzyjają nauce i kreatywności. Można o to zadbać wcześniej. Jeśli wiesz, że Twój Internet jest nieprzewidywalny, nie licz, że akurat będzie po Twojej stronie. Korzystaj z połączenia kablowego albo usiądź obok routera. Można też kupić wzmacniacz sygnału WIFI (osobiście rekomenduję – rozwiązał problem!). Jeśli nie są to wystarczająco dobre rozwiązania, można rozważyć kupno karty SIM i zrobić router z telefonu albo sformatować komputer, aby chodził szybciej. W ostateczności, wyłączenie kamerki może rozwiązać problem. Z jednej strony to mogą się wydawać oczywiste zalecenia, ale z drugiej, chyba takie nie są, gdyż wciąż na niektórych spotkaniach pojawiają się zastygający uczestnicy, dlatego zadbanie o łącze wydaje nam się priorytetowe i chcielibyśmy je dodać do internetowego savoir vivre.

 

  1. Wzbogać formę

 

Niezależnie, czy prowadzisz szkolenia, spotkania, czy w nich uczestniczysz, możesz zaproponować skorzystanie z jednego z dziesiątek bezpłatnych narzędzi do rozgrzewki, dyskusji, pracy grupowej, dzielenia się wnioskami i pomysłami. Korzystanie z technologii to nie tylko przykry obowiązek, ale również nowe możliwości i z wielu wartościowych rozwiązań trudno byłoby skorzystać podczas rzeczywistego spotkania. Mural, Trello, Mentimeter + oczywiście Zoom lub inna aplikacja z podziałem na pokoje + trochę kreatywności i można zdecydowanie w dobrej atmosferze przeprowadzać strategiczne spotkania.

 

  1. Logistyka, logistyka i jeszcze raz logistyka

 

Grupowe wideokonferencje nie są po prostu cyfrową adaptacją stacjonarnych spotkań. To jest całkowicie nowe doświadczenie, którego nie da się porównać do niczego znanego nam wcześniej. Twarze uczestników prędzej przypominają emotikony niż prawdziwych ludzi, a nienaturalność tych interakcji jest na tyle doskwierająca, że doczekaliśmy się pojęcia „Zoom fatigue” (ang. zmęczenie wynikające z używania Zooma). Dlatego zadbajmy o całą logistykę spotkania, aby przebiegło jak najbardziej sprawnie. Większość z nas ma wyrobione nawyki w pracy z komputerem i bardzo często chwilowe napięcie rozładowujemy, sprawdzając pocztę, Facebooka czy wiadomości i może się zdarzyć, że zostaniemy tam na dłużej.  Aby uniknąć rozproszenia grupy warto przygotować się wcześniej – sprawdzić wszystkie linki, strony i narzędzia online. Ponadto niektóre instrukcje mogą być nie tylko wprowadzane przez prowadzącego, ale i wyświetlane. Dzięki temu każde nowe zadanie będzie przebiegało płynnie, a uczestnicy będą zaangażowani. Poza tym pamiętajmy o przerwach! 45-60 minut to jest maksymalny czas, który jesteśmy w stanie spędzić przed komputerem w całkowitym skupieniu bez późniejszego bólu głowy. Podczas przerw zaś ważne jest, by pozwolić oczom wypocząć i spojrzeć na coś, co nie generuje światła i zwyczajnie się ruszyć.

 

Z naszego doświadczenia – trenerów i uczestników – to są kluczowe czynniki techniczne, wpływające na pozytywny odbiór spotkania. Jeśli każdy zadba o swoje łącze, forma będzie urozmaicona, a wszystkie elementy będą sprawnie wprowadzane – spotkanie będzie musiało okazać się sukcesem! Powodzenia

 

 

 

Teamformacja

Przeczytaj również

Komunikacja w zespołach zdalnych

Jakie wyzwania stoją przed zespołami rozproszonymi w zakresie komunikacji? Dzielimy się kilkoma pomysłami, jak im sprostać. Czytaj więcej →

Teamformacja, 29.07.2020 13:36

Czy team building online może być lepszy od stacjonarnego?

Do tej pory szkolenia online pełniły funkcję jedynie substytutu spotkań stacjonarnych. Czy oferują coś więcej? Czytaj więcej →

Teamformacja, 29.07.2020 13:14

Atrakcje online dla zespołu – potrzeba czy kaprys?

W dzisiejszym artykule zajmiemy się polemiką z obiekcjami. Czy integracja online dla zespołów jest potrzebna? Przejdźmy do dyskusji. Czytaj więcej →

Teamformacja, 23.07.2020 14:22